Scouting Graaf Floris V

Privacybeleid Scouting Graaf Floris V

Opgesteld: 14 september 2018, te Heemskerk

Vereniging Scouting Graaf Floris V hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). Een lid van de vereniging heeft zelf altijd inzicht in de eigen gegevens en tevens de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Inherent aan het lidmaatschap van de vereniging Scouting Graaf Floris V is dat de vereniging persoonsgegevens van het lid in haar ledenadministratie verwerkt. Mocht u geen toestemming geven voor het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap te verwerken in de ledenadministratie, dan kunt u geen lid worden van onze vereniging.

Vereniging Scouting Graaf Floris V is als scoutinggroep lid van Vereniging Scouting Nederland. Daarom volgen wij primair de richtlijnen zoals beschreven het privacy statement van Scouting Nederland, deze kunt u vinden op www.scouting.nl/privacy. Het privacybeleid van Scouting Graaf Floris V is afgeleid van het privacy statement van Scouting Nederland en is bedoeld als korte, duidelijke richtlijn voor Scouting Graaf Floris V en haar leden.

De persoonsgegevens die wij verwerken hebben betrekking op onze leden en vrijwilligers en worden verwerkt in de online ledenapplicatie van Scouting Nederland, genaamd Scouts Online (SOL). Op deze gegevens is de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Wij doen er alles aan om de privacy van onze jeugdleden en vrijwilligers te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scouting Graaf Floris V houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
  • Het gezondheidsformulier dat u ten behoeve van een kamp of ander evenement invult, staat opgeslagen in SOL en is altijd door u zelf aan te passen. Het formulier is alleen toegankelijk voor de leiding.
  • Gegevens die wij in hardcopy vorm bewaren voor een kamp of evenement (zoals bijvoorbeeld een opie paspoort of een kopie zorgpas) worden na afloop van het evenement vernietigd.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Scouting Graaf Floris V zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Scouting Graaf Floris V verwerkt ten behoeve van:

  • De financiële administratie;
  • De ledenadministratie (Scouts Online);
  • Het uitvoering geven aan het lidmaatschap.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijfformulier voor lidmaatschap;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scouting Graaf Floris V de volgende persoonsgegevens van u als ouder/verzorger en van uw zoon en/of dochter vragen:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Bankrekeningnummer;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;

Bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken van onze leden nadrukkelijk geen persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid blijken.

Wel verzamelen wij gegevens over de medische gezondheid van onze leden. Deze gegevens vragen wij alleen op bij activiteiten zoals kampen. Een lid verblijft bij een kamp meerdere nachten onder de verantwoordelijkheid van onze vrijwilligers op kamp. Daarvoor is het noodzakelijk om te weten of het lid bepaalde medische achtergrond heeft, of bijvoorbeeld medicijnen nodig heeft waar wij rekening mee moeten houden. Het is noodzakelijk voor deelname aan een kamp dat het gezondheidsformulier wordt ingevuld, indien dit niet is ingevuld kan het lid niet mee op kamp.

Deze bijzondere persoonsgegevens worden door (de ouder/verzorger van) het lid zelf ingevuld in het gezondheidsformulier dat online beschikbaar is in Scouts Online. U wordt door de leiding verzocht deze gegevens in te vullen. Deze gegevens worden niet langer geregistreerd dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Dus na een kamp bijvoorbeeld zijn deze gegevens op het gezondheidsformulier niet meer zichtbaar. De gegevens in de gezondheidsformulieren zijn alleen in te zien voor de leiding die de functie ‘gegevensbeheerder’ hebben. Dit is één persoon per leidingteam.

Gebruiksduur persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Scouting Graaf Floris V opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) in Scouts Online gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie van de groep voor maximaal zeven jaar (Richtlijn Rijksoverheid & Richtlijn Belastingdienst).

Bewaartermijn

Scouting Graaf Floris V bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. In SOL blijven persoonsgegevens staan zolang het lidmaatschap van het lid loopt.

Na afloop van het lidmaatschap worden de gegevens nog bewaard in SOL voor statistische doeleinden, het organiseren van een reünie en om te zorgen dat een lid bij her inschrijven binnen 2 jaar niet alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren. De formulieren die bij ‘Aanvullende lidgegevens’ ingevuld worden, worden na 6 maanden in SOL automatisch weggegooid door Scouting Nederland, dit omdat er in deze formulieren vaak gevraagd wordt naar medische gegevens voor kampen en we deze niet bij Scouting Nederland willen bewaren. Ook is doordat dit formulieren zijn die door de groep worden samengesteld niet gestructureerde data waar geen statistische gegevens op toegepast kunnen worden. De gegevens van oud leden kunnen alleen bekeken worden door een rol “Gegevensbeheerder Oud Leden”. Deze rol wordt in SOL bekleed door de leiding en de leden van het bestuur. De gegevens kunnen niet gewijzigd worden en dienen uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, alsmede het organiseren van een reünie gebruikt te worden.

Verstrekking aan derden

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen buiten onze scoutinggroep zonder dat u als ouder/verzorger hiervan op de hoogte bent en hier expliciet mee akkoord bent gegaan. Een voorbeeld van situaties waarin wij persoonsgegevens aan derden verstrekken is de deelname van een jeugdlid aan een landelijk of regionaal scoutingevenement, zoals bijvoorbeeld de Regionale Scoutingwedstrijden (RSW) of een Jamborettekamp. Dit zijn evenementen die worden georganiseerd door de scoutingregio of Scouting Nederland. Inschrijven hiervoor verloopt via SOL. Ten behoeve van de inschrijving voor deze evenementen verstrekken wij aan de organisatie van deze evenementen de persoonsgegevens van de deelnemers.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Scouting Graaf Floris V van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Digitale gegevens

  • Persoonsgegevens worden alleen in de online applicatie van Scouting Nederland (Scouts online, SOL) opgeslagen, verder in geen enkele andere online applicatie. SOL wordt beheerd door Scouting Nederland en is voorzien van logische toegangsbeveiliging (gebruikersnaam en wachtwoord).
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

Hardcopy gegevens

  • Hardcopy gegevens (fysiek, op papier bewaarde gegevens) die worden bewaard ten behoeve van een kamp of ander evenement worden na afloop van het kamp of evenement vernietigd, hier ziet de teamleider in het leiding team op toe.
  • Hardcopy gegevens die in de financiële administratie worden bewaard (zoals inschrijfformulieren) worden na 7 jaar vernietigd.
  • Het vernietigen van hardcopy persoonsgegevens vindt plaats door het te verwerken in de papiervernietiger die wij op het clubhuis hebben staan.

Rechten betreffende uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan)door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Fotobeleid

Bij inschrijving hebt u de mogelijkheid ermee akkoord te gaan (of niet), dat er foto’s worden gemaakt en heeft u aangegeven geen bezwaar te hebben tegen het gebruik van deze foto’s voor archief, publiciteit (bijvoorbeeld krantenartikelen) voor en publicaties van Scouting Graaf Floris V (zoals de Florisbode nieuwsbrief) en voor plaatsing op onze website. U kunt uw toestemming ten allen tijde weer intrekken. Geef dit dan even door aan de leiding van uw zoon of dochter. Het merendeel van foto’s is alleen te vinden in onze Facebookpagina. Wij hebben tevens een foto-opslag via Google. Deze is niet alleen toegankelijk tenzij deze expliciet is gedeeld.

Scouting Graaf Floris V is niet verantwoordelijk voor foto’s gemaakt door derden tijdens een activiteit van Scouting Graaf Floris V of een activiteit waar Scouting Graaf Floris V aan deelneemt. Mocht u toch bezwaar hebben tegen het maken van en/of gebruik van foto’s, neem dan contact op met een van onze vrijwilligers.

Nieuwsbrief

Wij hebben een nieuwbrief, de Florisbode. Deze wordt circa 5x per jaar per e-mail verzonden aan de leden. Aanmelding hiervoor vindt plaats via het inschrijfformulier. In juli 2018 hebben wij alle mailadressen die de Florisbode nieuwsbrief ontvangen gevraagd hun aanmelding van de nieuwsbrief te bevestigen. Indien geen bevestiging werd gegeven, werd je automatisch afgemeld van de nieuwsbrief. De nieuwsbrief wordt alleen verzonden aan mailadressen die zich hiervoor hebben aangemeld. De e-mailadressen van de nieuwsbrief worden beheerd door het bestuurslid verantwoordelijk voor communicatie via ‘Mailchimp’ en zijn enkel voor diegene toegankelijk in inzichtelijk.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Aanspreekpunt binnen de groep

De privacywetgeving (AVG) verplicht ons niet om een specifieke functionaris voor gegevensbescherming in te stellen, toch hebben wij wel een aanspreekpunt omtrent privacy en gegevensbescherming in onze groep, dit is Peter Bleijendaal, hij is actief als penningmeester in het bestuur. Hij houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG en het privacybeleid van de groep. Voor vragen kunt u contact opnemen met Peter, maar u kunt natuurlijk ook bij de leiding van uw zoon of dochter terecht mocht u dat prettiger vinden.

Contactgegevens

Peter Bleijendaal
Wagenaarstraat 11
1962 BJ Heemskerk
06 209 555 75

Scouting Graaf Floris V
Mozartstraat 1a
1962 AA Heemskerk
0251 239 737

Wij zijn ook te bereiken per e-mail, gebruikt u hiervoor het contactformulier op de website:
http://www.graafflorisv.nl/contact/